Toimistohotelli omavuokratoimisto

Kumpi vaihtoehto tulee halvemmaksi 3 vuoden aikajänteellä jos a) 20 hengen yritys tekee vuokrasopimuksen 3 vuodeksi tyhjästä toimistosta joka on tarkoitus kalustaa 10 hengelle jota ovat päivittäin toimistolla ja 10 henkeä satunnaisesti ja tilapäisesti toimistolla ja tarve on neukkarille 10 henkeä keittiö ja 10 erillistä huonetta sekä avotilaa satunnaisesti toimisto käyttäville, b) sama 20 hengen henkilöstö joista 10 päivittäin toimistolla ja 10 satunnaisesti ja jos vuokrataan ns. toimistohotellista kuten Regus tai vastaavista valmiiksi kalustetut tilata ja huoneet ja toimistolaitteet ja tilan käyttökulut kuten sähkö ja vesi sisältyvät sopimukseen kuin myös esimerkiksi neukkareiden käyttö ja yhteisten taukotilojen käyttö ym. Kumpi tulee halvemmaksi a vai b 3 vuoden jaksolla.

Lasketaan molempien vaihtoehtojen kustannukset auki step-by-step 3 vuoden (36 kk) aikajänteellä.

Sijoitetaan laskelmaan pääkaupunkiseudun toteutunut markkinataso, joka vastaa kuvattua tarvetta (esim. kantakaupungin laita-alueet tai hyvä business park).

Vaihtoehto A: Tyhjä perinteinen toimisto (Omat neliöt + omat investoinnit)

1. Neliötarpeen arviointi:

• 10 erillistä työhuonetta ($$10×10 m²=100 m²)
• 10 hengen neuvotteluhuone ($$n.20 m²)
• Avotila 10 satunnaiselle työntekijälle ($$n.25 m²)
• Keittiö, taukotila, wc-tilat ja kulkureitit ($$n.35 m²)
• Kokonaispinta-ala: n. 180 m²

2. Kustannukset (3 vuotta / 36 kk):

• Pääomavuokra: $$180 m²×22 €/m²/kk=3 960 €/kk $$→ 142 560 €
• Ylläpitovuokra & käyttömaksu: (Sähkö, vesi, siivous, verkkoyhteydet n. 5 €/m²/kk = $$900 €/kk) $$→ 32 400 €
• Kertainvestointi (Kalusteet ja teknologia):
  • 10 huoneen työpisteet + 5-6 jaettua avotilapistettä, 10 hengen neukkaritekniikka/pöytä, keittiön kalustus ja taukotila.
  • Erittäin maltillinen laadukas perustaso: n. 25 000 € (kerta-asennus).
• Vakuutus, tulostin/laitteet & pienhankinnat: $$200 €/kk $$→ 7 200 €

Vaihtoehto A:n kokonaiskustannus (3 v):

$$142 560 €+32 400 €+25 000 €+7 200 €=207 160 \euro (+ alv) (keskimäärin n. 5 754 € / kk)

Vaihtoehto B: Valmiiksi kalustettu toimistohotelli (esim. Regus / Spaces / Konttori)

Toimistohotellissa hinnoittelu perustuu työpisteiden/huoneiden määrään sekä yhteiskäyttöoikeuksiin.

1. Tarvittava kokonaisuus:

• 10 yksityistä toimistohuonetta (tai 1-2 isompaa tiimihuonetta 10 hengelle).
• 10 joustavaa ilmaispyörähdyspaikkaa / Coworking-passia satunnaisille työntekijöille.
• Neuvotteluhuoneen käyttö (sisältyy usein tietty määrä tunteja/kk tai varataan erikseen credit-pisteillä).
• Keittiö, taukotilat, sähkö, vesi, siivous, IT/Wi-Fi ja aulapalvelu sisältyvät hintaan.

2. Kustannukset (3 vuotta / 36 kk):

• 10 kiinteää huonepaikkaa / tiimihuonetta: Keskimäärin $$350–450 € / tyo¨piste / kk ($$10×400 €=4 000 €/kk).
• 10 satunnaisen käyttäjän joustopassit (Coworking / Hot-desk): Keskimäärin $$150 € / hlo¨ / kk ($$10×150 €=1 500 €/kk).
• Lisäneuvotteluhuonevaraukset & tulostus: Sisältyvien kiintiöiden yli menevä käyttö n. $$250 €/kk.
• Kertainvestointi: 0 € (Tilat ja tekniikka ovat valmiina).

Vaihtoehto B:n kokonaiskustannus (3 v):

$$(4 000 €+1 500 €+250 €)×36 kk=207 000 \euro (+ alv) (keskimäärin n. 5 750 € / kk)

Päätös ja vertailu: Kumpi tulee halvemmaksi?

• Kustannusero (3 vuoden aikajänteellä):Molemmat vaihtoehdot asettuvat lähes täysin samaan hintaluokkaan (noin 205 000 – 210 000 € / 3 vuotta).

Ratkaisevat erot suosituksen taustalla:

1. Milloin Vaihtoehto A (Oma toimisto) tulee halvemmaksi?
   • Pidemmällä aikavälillä (yli 3 vuotta): Aloituskustannuksena tehdyt kaluste- ja tekniikkainvestoinnit ($$25 000 €) on jo maksettu. Jos vuokrasopimusta jatketaan vuodelle 4 ja 5, vaihtoehto A muuttuu selvästi edullisemmaksi (kuukausikustannus putoaa n. 4 800 euroon/kk).
   • Jos yrityksellä on jo ennestään omia kalusteita tai vuokranantaja maksaa tilamuutokset.
2. Milloin Vaihtoehto B (Toimistohotelli) tulee halvemmaksi?
   • Kassavirrallisesti alussa: Yrityksen ei tarvitse sitoa $$25 000 euroa pääomaa kalusteisiin ja tekniikkaan heti ensimmäisenä päivänä.
   • Jos toimistolla käyvien määrä vaihtelee: Jos 10 satunnaisesta työntekijästä paikalla käykin vain muutama, coworking-passeja voi karsia ja säästää $$1 000–1 500 €/kk välittömästi.

Lopputulos

3 vuoden tarkalla jaksolla vaihtoehdot ovat kustannuksiltaan lähes identtiset.

• Valitse A (Oma toimisto), jos yritys hakee omaa rauhaa, rauhallista brändi-ilmettä ja aikoo pysyä tilassa yli 3 vuotta.
• Valitse B (Toimistohotelli), jos arvostat joustavuutta, ette halua sitoa pääomaa kalustamiseen ja haluatte välttyä sopimusyhtiöiden (siivous, sähkö, nettiliittymät) pyörittämiseltä.